إنه مساء الأحد وأنت تستعد مرة أخرى للذهاب في رحلة عمل. ينطلق المنبه صباح الاثنين في الساعة 4:00 صباحًا ، تسحب جسدك وحقيبتك إلى سيارتك ، ثم تقود سيارتك إلى المطار ، وتنتظر في طابور طويل ، وتستقل طائرة ، وتنزل من الطائرة ، وتجد طريقك إلى سيارتك. مكتب العميل. عندما تصل أخيرًا إلى المنزل ليلة الاثنين ، تكون قد أمضيت وقتًا في السفر أكثر من الاجتماع ولديك العشرات من رسائل البريد الإلكتروني والعديد من المكالمات الهاتفية الهامة للعودة.
وفقًا لمقدمي خدمات مؤتمرات الويب الرائدين ، يمكن قطع دورة المبيعات النموذجية من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع من خلال عقد المؤتمرات عبر الويب. من خلال توفير بيئة افتراضية لقاعة المؤتمرات ، يلغي عقد المؤتمرات عبر الإنترنت الحاجة إلى السفر ، وربط مجموعات العمل المتفرقة جغرافيًا والعاملين عن بُعد. يمكن قياس عائد الاستثمار لعقد المؤتمرات عبر الويب ليس فقط بالدولار والسنتات ، ولكن أيضًا في كفاءة الموظفين وتوزيع المعرفة وزيادة فرص المبيعات.
تتيح القدرة على ربط مجموعات العمل وفرق المشروع فعليًا التعاون في الوقت الفعلي ، وهي مهمة كانت تتطلب في السابق سلاسل رسائل بريد إلكتروني طويلة أو اجتماعات وجهًا لوجه.
يتيح عقد المؤتمرات عبر الويب للشركات:
تقليل تكاليف التشغيل
قلل من السفر غير الضروري
إغلاق المبيعات والتفاوض على العقود بشكل أسرع
تعزيز كفاءة وفعالية الاتصال
تقديم تدريب واضح وموجز ومتسق
شجع التعاون في الوقت الفعلي بين زملاء العمل البعيدين والمحليين
الانخراط في مستويات أعلى من التواصل مع العملاء وشركاء الأعمال
منذ نشأتها ، توسع استخدام مؤتمرات الويب ليشمل عددًا من تطبيقات الأعمال مثل المبيعات اليومية وجهود التسويق والتفاعل مع زملاء العمل والعملاء والعروض التقديمية للشركات ومبادرات التدريب. تستخدم الشركات المالية المؤتمرات عبر الإنترنت للاجتماعات الداخلية وإحاطات العملاء وتدريب الموظفين واستشارات العملاء وورش العمل الاستثمارية. تستخدم شركات الرعاية الصحية والأدوية عقد المؤتمرات عبر الويب لترويج المنتجات وتسويقها ، وعروض المبيعات والعروض التوضيحية ، والتدريب على المنتجات وتطويرها. تستخدم المؤسسات التعليمية مؤتمرات الويب لفرق المشروع وورش عمل الطلاب. وتعتمد الوكالات الحكومية على عقد المؤتمرات عبر الإنترنت للتدريب والتواصل بين الوكالات.
تستخدم معظم المنظمات مؤتمرات الويب الخارجية. لماذا ا؟ بسبب التكنولوجيا المتغيرة بسرعة ، تختار الشركات عدم الاستثمار في ما يمكن أن يصبح عفا عليه الزمن قريبًا. بالإضافة إلى ذلك ، على أساس يومي ، يكون الاستعانة بمصادر خارجية لعقد المؤتمرات عبر الويب أكثر فعالية من حيث التكلفة. تشمل الأسباب الإضافية ما يلي:
توفر الوظائف المتطورة مستويات أعلى من الأمان والتحكم في المشرف وخيارات المشاركين.
يمكن لأفرادك الآن التركيز على عملك الأساسي ، وليس أنظمة الدعم.
تستثمر الشركة الخارجية في ميزات جديدة بحيث يتم تقليل تكاليفك الثابتة وتقليل نفقاتك الإجمالية.
مع عدم وجود نفقات رأسمالية ، يمكن تنفيذ التكنولوجيا الجديدة بأقل تأثير على المحصلة النهائية.
عند بدء البحث عن حل لعقد المؤتمرات عبر الويب ، ابدأ بتحديد أهدافك وتحديد الميزات التي تحتاجها. فيما يلي بعض الأسئلة الأساسية التي يجب الإجابة عليها:
كم عدد المشاركين الذين تتوقع حضورهم اجتماعاتك أو أحداثك عبر الإنترنت؟
هل سيبقى عدد المشاركين ثابتًا من اجتماع إلى آخر أم سيتغير العدد؟
كم عدد الاجتماعات التي ستعقد كل أسبوع ، شهر ، ربع سنة؟ هل سيتقلب الاستخدام حسب الوقت من السنة؟
ما نوع المحتوى الذي سيتم تقديمه (شرائح Power Point أو تطبيقات البرامج أو التطبيقات المستندة إلى الويب أو المستندات أو جداول البيانات)؟
ما درجة التفاعل التي تحتاجها (سؤال وجواب ، الاقتراع / التصويت ، مشاركة التطبيق ، الدردشة النصية ، الفيديو المباشر ، مشاركة الملفات ، إلخ)؟
هل تريد برنامجك الخاص أو حلاً مستضافًا؟
ما مقدار الدعم الفني أو دعم إدارة الأحداث الذي تحتاجه؟
ما هي ميزانيتك الشهرية؟
هل هناك أي متطلبات أمنية خاصة؟
بمجرد تحديد متطلباتك ، قم بفحص عدد من البائعين. قم بزيارة موقع الويب الخاص بهم ، وقم بمراجعة العروض التوضيحية الحية ، واطلب شهادات العملاء. فيما يلي بعض الاقتراحات لاختيار البائعين:
حدد نموذج التسعير. حدد ما إذا كنت تريد الدفع لكل استخدام (أنت تدفع فقط مقابل الوقت الذي تقضيه أنت وحاضرك في مؤتمرات الويب) أو الدفع لكل مقعد (تدفع رسومًا شهرية ثابتة لعدد معين من "المقاعد"). يعتبر تسعير الدفع لكل استخدام الخيار الأفضل بالنسبة لمعظم الشركات التي تتعلم كيفية استخدام مؤتمرات الويب لأعمالها. أنت تتجنب رسوم الإعداد ولا يتعين عليك مراقبة عدد المستخدمين المتزامنين لتجنب الرسوم الزائدة. يمكنك دائمًا البدء بخطة الدفع لكل استخدام والتبديل إلى خطة الدفع لكل مقعد بمجرد وجود ميزة مالية واضحة وطويلة الأجل.
احصل على الميزات التي تحتاجها. حل بعض مؤتمرات الويب