قد يكون تشغيل أي مكتب أمرًا صعبًا ، حتى في أفضل الظروف. سواء كانت الشركة شركة صغيرة أو شركة كبيرة ، فمع نموها يزداد حجم المهام الإدارية التي يجب القيام بها على أساس يومي.
بالنسبة لبعض الشركات ، كل ما هو مطلوب لتخفيف الحمل الزائد هو تفريغ الصناديق الواردة ، وحفظ الأوراق وتنظيف المكاتب. بالنسبة للآخرين ، يمكن أن يساعد تحديد أولويات المهام في أداء معظم العمل بطريقة منظمة. ومع ذلك ، قد تظل بعض المشاريع دون مراقبة.
إن جلب موظفين بدوام جزئي أو مؤقت هو إحدى الطرق لإنجاز هذه التعيينات ، ولكنه ممكن فقط إذا كان هناك تدفق ثابت للعمل ، بما يكفي لاستيعاب موظف إضافي والأجر الإضافي. ناهيك عن أنه سيتعين عليك توفير مساحة ومعدات ووقت تدريب لهذا الشخص الإضافي. يمكنك أيضًا محاولة القيام بالأعمال الإدارية بنفسك ولكن هذا قد يتداخل مع قضاء المزيد من الوقت في الأنشطة المدرة للدخل.
أفضل حل للمساعدة في تخفيف عبء مكتبك ، دون كسر ميزانيتك أو الاضطرار إلى توفير مساحة ومعدات ، هو تعيين مساعد افتراضي (VA).
هؤلاء المهنيين المدربين تدريباً عالياً يعملون من مكاتبهم الخاصة. يتمتع معظمهم بسنوات عديدة من الخبرة الإدارية ويمكنهم عادةً تولي أي مهمة بتدريب قليل أو بدون تدريب منك. تتخصص VA في مختلف المجالات ، من معالجة الكلمات وإعداد السيرة الذاتية إلى إدارة قواعد البيانات وتطوير مواقع الويب. ولكن ، بشكل عام ، يمكن أن يساعد المساعد خارج الموقع في أي مهمة مكتبية تتطلب إكمالًا تقريبًا.
يوفر لك استئجار VA مزايا عديدة ، ليس فقط حقيقة أنهم مدربون بالفعل وأن لديهم معداتهم الخاصة للعمل معها ، ولكن أيضًا أنهم متاحون متى احتجت إلى بعض المساعدة. يتيح لك ذلك توفير المال من خلال عدم وجود أحد أعضاء المكتب الذي يتم دفع أجره للجلوس وانتظار العمل. أنت تدفع ضريبة القيمة المضافة على أساس "الوقت حسب المهمة".
كما أنهم يعتنون بمصروفاتهم الخاصة ، مما يوفر لك مرة أخرى الأموال التي يتعين عليك عادةً إنفاقها على المزايا وخصومات المصدر وأجور الوقت الضائع.
معظم VA هم رواد أعمال يعملون لحسابهم الخاص ، وعلى عكس الموظفين ، فإن لديهم مصلحة راسخة في نجاح عملك. إنهم يعملون معك لمساعدتك على المواكبة والنمو. بالنسبة لمعظم الناس ، إنها ليست مجرد وظيفة من 9 إلى 5 ، ولكنها اختيار مهني يفخرون به كثيرًا.
لدى معظم VA قوائم عملاء محليين ، لكنهم قادرون أيضًا على المساعدة "من بعيد". باستخدام أي من أجهزة الاتصال المتاحة اليوم (مثل الهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني ، إلخ) ، يمكن إنجاز المشاريع دون الحاجة إلى الاجتماع وجهًا لوجه. ومع السهولة المتزايدة للإنترنت ، فإن العثور على VA في أي مكان في العالم تقريبًا أمر سهل للغاية لتحقيقه أيضًا. ببساطة عن طريق كتابة "المساعد الافتراضي" في أي محرك بحث ، يمكنك تحديد مكان الشخص الوحيد الذي يمكنه إزالة بعض العبء عن كتفيك.
سواء كنت تعمل من المنزل وتحتاج إلى تطوير موقع ويب ، أو شركة صغيرة تبحث عن مخرج من الأعمال الورقية أو جزء من شركة كبيرة لديها مهمة إضافية لا يبدو أن لدى أي شخص وقت للقيام بها ، يمكن أن يكون المساعد الافتراضي هو الحل لمشاكلك. يمكن أن تكون لوحة الصوت الخاصة بك وتقدم التعليقات والمشورة عندما تكون هناك حاجة إلى منظور جديد.
ZZZZZZ